Whistleblower
SMP Rengøringsservice ApS' whistleblowerordning giver medarbejdere og andre personer med en arbejdsrelateret tilknytning til SMP mulighed for fortroligt at indberette alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold.
Formålet med ordningen er at sikre, at alvorlige forhold kan blive gjort opmærksom på og behandlet på en tryg og forsvarlig måde.
Du er beskyttet mod repressalier efter whistleblowerloven, når betingelserne i loven er opfyldt, og du på tidspunktet for indberetningen har rimelig grund til at antage, at oplysningerne er korrekte.
Sådan indberetter du
Du kan foretage en skriftlig indberetning via:
Indberetning via SMP's e-mailordning er ikke anonym, da afsenderens e-mailadresse vil være synlig for whistleblowerenheden. Ønsker du at foretage en anonym indberetning, kan du i stedet anvende Den Nationale Whistleblowerordning.
Alle indberetninger behandles fortroligt.
Ordningen kan anvendes af medarbejdere hos SMP Rengøringsservice ApS samt personer, der gennem deres arbejde har eller har haft en tilknytning til SMP. Det kan eksempelvis være tidligere medarbejdere, praktikanter, selvstændige samarbejdspartnere samt personer, der arbejder for leverandører og underleverandører.
Whistleblowerordningen er beregnet til alvorlige forhold. Det kan blandt andet være:
- strafbare forhold som bedrageri, underslæb, bestikkelse, tyveri eller dokumentfalsk
- alvorlige overtrædelser af lovgivningen
- misbrug af økonomiske midler
- alvorlige brud på regler om arbejdsmiljø, sundhed eller sikkerhed
- seksuel chikane eller anden grov chikane
- alvorlige miljømæssige forhold
- alvorlige brud på persondata- eller IT-sikkerheden
- overtrædelser af EU-regler inden for områder omfattet af whistleblowerloven
- forsøg på at skjule sådanne forhold.
Du behøver ikke kunne bevise forholdet, men du skal have rimelig grund til at tro, at de oplysninger, du indberetter, er korrekte.
Whistleblowerordningen omfatter derimod normalt ikke almindelig utilfredshed med dit ansættelsesforhold, løn, ledelse, samarbejdsvanskeligheder, mindre konflikter eller mindre overtrædelser af interne retningslinjer. Sådanne forhold bør som udgangspunkt tages op med din nærmeste leder eller HR, medmindre forholdet har en sådan alvor, at det er omfattet af whistleblowerordningen.
Når SMP modtager en indberetning:
- registreres den fortroligt af whistleblowerenheden,
- du modtager en bekræftelse på modtagelsen senest 7 dage efter, at indberetningen er modtaget,
- whistleblowerenheden vurderer, om forholdet er omfattet af ordningen og foretager den nødvendige opfølgning,
- du modtager feedback om behandlingen hurtigst muligt og senest 3 måneder efter bekræftelsen på modtagelsen.
Af hensyn til fortrolighed, persondata og eventuelle undersøgelser kan der være oplysninger om sagens behandling, som SMP ikke kan videregive.
Vi opfordrer til at anvende SMP's interne whistleblowerordning, når forholdet efter din vurdering kan håndteres effektivt internt, og du ikke vurderer, at der er risiko for repressalier.
Du kan dog frit vælge i stedet at foretage en indberetning til Den Nationale Whistleblowerordning, som administreres uafhængigt i Datatilsynet. Her er det også muligt at indberette anonymt.
SMP Rengøringsservice ApS er dataansvarlig for personoplysninger, der behandles i den interne whistleblowerordning.
Personoplysninger behandles i det omfang, det er nødvendigt for at modtage, undersøge og følge op på en indberetning. Behandlingen sker blandt andet med hjemmel i whistleblowerlovens §22.
Oplysninger behandles fortroligt og er alene tilgængelige for personer, der er autoriseret til at behandle whistleblowersager. Oplysninger kan, når det er nødvendigt og lovligt, videregives til eksempelvis politi eller andre relevante myndigheder.
Oplysninger og dokumenter opbevares kun så længe, det er nødvendigt og forholdsmæssigt af hensyn til behandlingen af sagen og de krav, der følger af lovgivningen. Herefter slettes oplysningerne.
Har du spørgsmål til behandlingen af personoplysninger i forbindelse med whistleblowerordningen, kan du kontakte os på whistleblower@smpservice.dk.
